مدیریت طرح یک انتخاب حرفه‌ای با ارزش برای آینده شغلی محسوب می‌شود. اما می‌تواند یک نقش چالش برانگیز نیز باشد. در اینجا هشت اصل وجود دارد که هر مدیر طرح تازه‌کار قبل از اقدام برای این حرفه، باید از آن‌ها آگاه باشد.
-
مدیریت طرح همانند مدیریت پروژه نیست
وظایف مدیر پروژه، برنامه‌ریزی کار، سازماندهی وظایف و منابع، کنترل روند و ارائه یک هدف خاص است. فرقی نمی‌کند که چه نوع پروژه‌ایی به او سپرده می‌شود. پروژه دارای شروع، پایان و اهداف مشخص است. اما طرح‌ها کمی متفاوت هستند. در طرح‌ها کارهای کمتری نسبت به پروژه انجام می‌شود، اما کارهای استراتژیک و روابط ساختاری بسیار بیشتر است. مدیر طرح، پروژهها با اهداف گوناگون را در راستای استراتژی سازمان و هدفی بلند مدت‌تر هدایت می‌کند.
بدون داشتن یک مدیر طرح، سازمان پروژه‌های زیادی دارد که در زمان مشخص به اهداف خود می‌رسند اما هیچ همبستگی بین آن‌ها وجود ندارد، و به ارتقای عملکردی سازمان نیز منجر نمی‌شود.
-
عدم اطمینان وجود دارد، با آن توافق کنید
طرح‌ها به طور ذاتی نامشخص هستند. شما هدف اصلی را می‌دانید، اما این تنها یک چشم انداز است. با تعریف و اجرای پروژهها، طرح نیز مشخص‌تر می‌شود. در فواصل منظم زمانی به برنامه‌ریزی مراحل بعدی اقدام کنید، در این مقاطع میتوانید مسیری را که طی می‌کنید کنترل کنید که آیا هنوز در راه دستیابی به هدف خود گام برمی‌دارید؟
-
شما نیاز به مدیریت سرعت دارید
هنگامی که شما یک طرح ارائه می‌کنید که دارای تاریخ تکمیل دوردست است، باید سرعت کار را مدیریت کنید. دشوار است که در طول چندین سال این حرکت را ادامه دهید، بنابراین نقش شما به عنوان یک مدیر طرح، این است که اولویت‌ها و پروژهها را مشخص کنید تا خروجی‌های قابل اندازهگیری به طور مرتب عرضه شوند. پیروزی‌های کوچک و پیشرفت مداوم نسبت به اهداف طرح را باهم مخلوط کنید. این به تیم اطمینان می‌دهید که شما با موفقیت‌های کوچک در پی دستیابی به هدف بزرگتر هستید. این عمل به سرمایه‌گذاران و تیم مدیریت اجرایی کمک می‌کند تا ببینند پیشرفت وجود دارد.
-
تیم خود را برای موفقیت آموزش دهید
طرح‌ها اغلب چیزی جدید، منحصر به فرد و یا تغییر شکلی را برای سازمان به ارمغان می‌آورند. یکی از چالش‌های کار بر روی این گونه ابتکارات این است که شما خودتان مهارت انجام تمامی کارهای مورد نظر را ندارید. این اتفاقی دور از انتظار نیست. شغل شما به عنوان یک مدیر طرح این است که اطمینان حاصل کنید که میتوانید افرادی را که تحت عنوان تیم در اختیارتان هستند، آموزش دهید و مهارت‌هایشان را افزایش دهید تا با هم تمام نیازهای یک طرح را رفع کنید.
بعضی ازمهارتها در یک دوره زمانی محدود مورد نیاز است، و بعضی دیگر برای سازمان و طرح شما دائمی و ضروری بنظر می‌رسد، شما باید تصمیم بگیرید که مهاراتهای با اولویت بالاتر در سازمانتان آموزش داده شود.
-
حاکمیت پیچیده‌تر است
اگر از پس زمینه مدیریت پروژه آمده اید، مفهوم حاکمیت برای شما جدید نیست. این روشی است که در آن ساختار پروژهها و طرح‌ها سازمان یافته و کنترل می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تصمیم گیری به درستی انجام می‌شود و افراد مناسبی درگیر آن هستند. حاکمیت همچنین روشی است که دفتر مدیریت پروژه و مدیران اجرایی می‌توانند اطمینان حاصل کنند که این طرح در مسیر دستیابی به منافع قرار دارد و در شرایطی که پروژهها و طرح، دیگر به سمت اهداف حرکت نمی‌کنند آن‌ها را خاتمه بدهد.
طرح‌ها بدلیل سرمایه گذاری بیشتر و مدت زمان طولانی‌تر و حساسیت بیشتر کمیته راهبری و هیئت مدیره شیوه حاکمیت و مدیریت پیچیده‌تری دارند.
-
برنامه‌ریزی بسیار سخت‌تر است
برنامه‌ریزی یک طرح دشوارتر از برنامه‌ریزی یک پروژه است، زیرا یک بخش‌های در حال حرکت بسیار بیشتری دارد. به طور معمول، مدیران پروژه که در یک طرح شرکت دارند، برنامه‌های خود را کنار هم قرار می‌دهند. سپس تیم مدیریت طرح با همراهی مدیران پروژه به یکپارچه‌سازی آن‌ها می‌پردازد. این کار نیاز به شناسایی روابط بین پروژهها و وظایف پروژهها دارد. شما مجبور هستید منابع در دسترس سازمان را برای همه پروژهها و با دید کلی‌تری تخصیص دهید، افراد مناسب را در جای مناسب به خود و بر اساس اولویت‌ها قرار دهید. وقتی برنامه طرح آماده شد میتوانید با استفاده از نرم افزارها، گانت چارت و داشبوردها را تهیه کنید؛ اگر هر پروژه در زمان خود تحویل شود، طرح شما بر اساس روند برنامه‌ریزی شده پیش خواهد رفت.
-
شما نباید جزییات را برنامه ریزی کنید
به عنوان یک مدیر طرح شما به مدیران پروژه خود تکیه می‌کنید تا برنامه‌ریزی دقیق را انجام دهند. برای شما ردیابی یک برنامه با هزاران و هزاران فعالیت ممکن نیست. شما نیاز به یک نمایش سریع و سطح بالا از پروژهها، با جزئیات کافی دارید تا مشخص شود که آیا چیزی روی طرح شما تاثیر می‌گذارد یا نه
-
شما نیاز به بهبود جایگاه خود دارید
خبر خوب این است که شما باید یک تیم از مدیران پروژه داشته باشید و حتی ممکن است یک دفتر مدیریت طرح اختصاصی برای حمایت از تغییرات داشته باشید.
از طرفی، هماهنگی مورد نیاز در سطح برنامه، شما را وادار می‌کند تا با وظایف استراتژیک درگیر شوید. کارهای زیادی در برنامه برای انجام وجود دارد و تنظیم آن برای این‌که تمام قسمت‌های در حال کار در زمان مناسب حرکت و در مشارکت با یکدیگر کار کنند، یک تلاش بزرگ است. شما نمی‌توانید این کار را تنها انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که یک تیم برای حمایت و پشتیبانی از شما وجود دارد.
-
نتیجه گیری
پروژه ها دارای اهدافSMART (مشخص،قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، منطقی و زمان‌بندی شده) هستند، اما طرح ها اهدافشان کمتر مشخص، قابل اندازهگیری و زمان‌بندی شده می‌باشد.همین امر تفاوت‌هایی را ایجاد می‌کند که باعث تفاوت در ویژگی‌های کار یک مدیر پروژه و یک مدیر طرح می‌شود.
منبع: pmpiran.com
